HubSpot Salesforce integratie

Wie dagelijks met de integratie gaat werken, zijn je medewerkers van de sales- en marketingafdeling. Zij zijn dan ook onmisbaar tijdens dit project. Ga bij ze na waar hun behoefte ligt en hoe zij hun leads en contacten zo goed mogelijk kunnen overdragen. Stel per afdeling 1 persoon aan die betrokken wordt bij het integratieproject en schakelt met de afdeling en het projectteam.

Hou het simpel en kies alleen de data die je echt nodig hebt. Installatie, testen en onderhoud wordt alleen maar moeilijker als je gegevens synchroniseert waarvan je eigenlijk niet weet of je ze nodig hebt. Loop kritisch door de data heen met vragen als: heeft het marketingteam dit telefoonnummer echt nodig in HubSpot? Begin met de basis musthaves zoals accounts en contacten en verfijn je integratie steeds verder.

Gebruik een data mapping-tabel van alle velden die je integreert tussen HubSpot en Salesforce. Zo hou je netjes bij welke informatie je synchroniseert tussen de twee systemen. Beslis welk systeem de master is. Definieer daarna een beslissend systeem en een synchronisatie richting voor elk veld. Sommige gegevens zijn belangrijker in Salesforce, andere komen beter uit HubSpot. Soms hebben velden vergelijkbare namen. Technische benaming zorgt ervoor dat je naar de juiste eigenschap verwijst en voorkomt verwarring. Vergeet deze informatie dus ook niet in je mapping-tabel.

Dit is een belangrijke stap. Loop voor de synchronisatie alle gegevens na en check deze op typo's, foute en dubbele gegevens. Voorbeelden zijn persoonlijke e-mailadressen van je contacten (@gmail.com), catch-all e-mailadressen zoals info@company.com of vreemde tekens of gegevens zoals "no email", "tbd" of "???".

Je kunt altijd te maken krijgen met onverwachte scenario’s die je niet had meegenomen in het ontwerp van de integratie. Daarom raden we je aan om eerst te testen in parallelle omgevingen. Kopieer je Salesforce-productiegegevens naar een sandbox-tenant. Synchroniseer daarna met een test je HubSpot-portaal dat lijkt op je bestaande HubSpot-systeem. Test alle scenario's met het team en controleer of de integratie overeenkomt met jullie behoeften en de business case.