Integraties zijn geen puur technische aangelegenheid, het is een bedrijfsintegratieproject waarbij uw verkoop- en marketingafdelingen betrokken moeten worden. Het is belangrijk om aan de behoeften van beide teams te voldoen en ervoor te zorgen dat ze samenwerken om leads en contacten goed over te dragen. Zorg er daarom voor dat een belangrijke gebruiker van je sales back-office en een andere van je HubSpot-team hun zegje kunnen doen over de integratie. Zij zijn degenen aan wiens behoeften moet worden voldaan!

Wij raden u aan te beginnen met een mentaliteit om alles zo eenvoudig mogelijk te houden. Synchroniseer geen gegevens als u niet zeker weet of u ze nodig hebt. Het maakt de installatie, het testen en het onderhoud later alleen maar ingewikkelder. Stel uzelf de volgende vragen (voorbeelden): Heeft je Marketing team dat telefoonnummer echt nodig in HubSpot? Wilt u meldingen sturen in HubSpot telkens als er een gebeurtenis plaatsvindt in BlueConic?Begin met de basis must-have (Accounts en Contacten, bijvoorbeeld), en verfijn uw integratie verder wanneer u meer vertrouwd raakt met de oplossing. Bovendien wil je niet overladen worden met te veel informatie in HubSpot. Als je bijvoorbeeld in BlueConic geen specifieke workflows maakt op basis van bepaalde velden, dan moeten deze alleen worden weergegeven via het HubSpot VisualForce iframe.

Maak in een mapping-tabel een lijst van alle velden die je gaat integreren tussen HubSpot en BlueConic. Dit zal je helpen om bij te houden welke informatie je synchroniseert tussen de twee systemen, en eventuele verschillen te bewaken. Hier zijn twee belangrijke gegevens nodig: Welk systeem is de master? Definieer een beslissend/winnend systeem en synchronisatierichting voor elk veld. Sommige gegevens zijn belangrijker in BlueConic, andere komen beter uit HubSpot. Lead Score, bijvoorbeeld, is een meer Marketing-georiënteerd veld en moet door HubSpot worden afgehandeld. Stuur het alleen naar BlueConic als het daadwerkelijk wordt gebruikt door de verkopers. Ander voorbeeld: mensen kunnen een valse voor- en achternaam in HubSpot-formulieren zetten, en je wilt misschien voorkomen dat deze fout je (waarschijnlijk nauwkeurigere) BlueConic-gegevens overschrijft! Het BlueConic CDP maakt het mogelijk om synchronisatieregels in te stellen. Soms hebben velden vergelijkbare namen en het gebruik van de technische benaming zorgt ervoor dat je naar de juiste eigenschap verwijst. Zorg ervoor dat u deze cruciale info vermeldt in uw mapping tabel.

Controleer voor het synchroniseren of er geen dubbele of verkeerde gegevens in een van je twee systemen staan. Exporteer de gegevens apart en analyseer ze grondig, of gebruik een gespecialiseerde tool zoals beschreven op deze Hubspot blog. Dit is een belangrijke stap, die zelfs een eigen project zou kunnen zijn! Doorgaans wil je voorkomen dat persoonlijke e-mailadressen van je contacten in HubSpot staan (dus sluit bijvoorbeeld @gmail.com uit). Een ander voorbeeld van e-mails van lage kwaliteit zijn de catch-all e-mailadressen zoals info@company.com. Maak bovendien van de gelegenheid gebruik om ook vreemde tekens of gegevens zoals "no email", "tbd" of "???" te verwijderen.

Zelfs als u de paar richtlijnen volgt die we hierboven hebben gegeven, kunnen er scenario's zijn die u niet kunt voorzien bij het ontwerpen van de integratie. Het is dus belangrijk om deze eerst te testen in parallelle omgevingen. Kopieer uw BlueConic-productiegegevens naar een sandbox-tenant. Synchroniseer vervolgens eerst met een test HubSpot-portaal dat ook uw bestaande HubSpot-systeem weerspiegelt. Daar moeten uw eindgebruikers alle scenario's testen en controleren of de integratie overeenkomt met hun behoeften en business cases. Let bij het testen ook op wat voor synchronisatiefouten je krijgt in de HubSpot logs. Het zal helpen bij het opschonen van uw gegevens. Het is cruciaal om zoveel mogelijk te testen. Nogmaals, u wilt uw actuele BlueConic- of HubSpot-gegevens niet in gevaar brengen!