Aan de slag met e-Signatures

Aan de slag met digitale handtekeningen voor offertes en contracten HubSpot, Pandadoc en DocuSign: hoe het werkt en de voor- en nadelen

Wij bij Bikkelhart hebben wel een aantal ideeën om je op weg helpen met digitale handtekeningen. We behandelen onze favoriete tools, delen wat de voordelen en nadelen van deze tools zijn en voor welke situaties je ze gebruikt. Zo hoef jij niet eindeloos het internet af te speuren voor de juiste antwoorden! Let op, we focussen hier wel op het day to day gebruik van de tool, niet op alle functies van de verschillende tools.

In deze blog leer je:

• Van welke tools wij fan zijn
• Wat de voor- en nadelen zijn van deze tools
• Welke tool wij aanraden voor welke situatie

---

HubSpot Quotes

Als je HubSpot (Sales Professional) gebruikt en aan de slag wilt met digitale handtekeningen kun je dat doen met de ‘Quotes’ tool. De Quotes tool helpt bedrijven bij het efficiënt en nauwkeurig creëren van offertes binnen HubSpot. Hierdoor krijg je een gestroomlijnd offertebeheerproces en maken en verzenden gebruikers offertes in een paar klikken aan de hand van de deals in je pipelines. De data (zoals line items, deal owner of klantgegevens) uit de deals wordt automatisch in de beschikbare componenten geplaatst. Over die componenten straks meer, het is eerst belangrijk om te weten hoe een Quote werkt. 

Hoe werkt het?
In de Quotes tool maakt HubSpot een webpagina waarop jouw offerte wordt getoond. Je stuurt de quote ook als link toe, dus niet als bijlage in een e-mail. Doordat het een webpagina is, kun je deze ook online tekenen door middel van een e-signature. 

De voor- en nadelen
Deze webpagina’s bestaan uit verschillende componenten. Een component is een vooraf gestyled blok dat een bepaald type informatie weergeeft. Denk bijvoorbeeld aan de algemene voorwaarden of een prijstabel. Deze componenten worden samengevoegd tot de webpagina oftewel de Quote die je heel gaaf kunt opmaken in de huisstijlen van jouw organisatie. Met de standaard templates kun je gelijk aan de slag. De standaardcomponenten zijn wel basic en als je zelf nieuwe componenten wilt toevoegen, moet je die laten bouwen door een developer met verstand van de door HubSpot gebruikte code HubL. Daarnaast is het ook lastig om ‘even’ een afbeelding toe te voegen of een tekstje van de linkerkant naar de rechterkant van de pagina te verplaatsen. Alle aanpassingen die je wilt doorvoeren moeten gebouwd zijn door een developer waardoor je als eindgebruiker niet erg flexibel dingen binnen je offerte wijzigt zonder dat er (aanzienlijke) tijd is geïnvesteerd in het opmaken en bouwen van de verschillende componenten binnen de Quotes. Dit vinden wij een groot nadeel van de tool. Geen enkele offerte is dezelfde, waardoor je toch vaker iets niet kan doen binnen je Quote dan wel. 

Een ander nadeel is dat de Quote tool eigenlijk alleen goed te gebruiken is voor offertes. De Quote tool is gekoppeld aan de deals in HubSpot en door deze koppeling is het niet mogelijk om de digitale handtekening mogelijkheden toe te passen op andere type documenten zoals contracten of SLA’s. Dus als je voor die documenten ook een e-signature mogelijkheid wilt bieden aan je tekenaar, moet je op zoek naar een andere tool. 

Het voordeel wanneer je alleen offertes wilt versturen vanuit de HubSpot Quotes is dat je niet weer een extra tool hoeft toe te voegen aan je tech stack, je moet alleen Sales Hub Professional hebben. 

Zo, nu je flink wat info over de HubSpot Quotes hebt gelezen, doen we even een korte recap:

Voordelen:

• Goed te gebruiken voor offertes met deals vanuit HubSpot

• Offertes zien er erg professioneel en gaaf uit in de stijl van jouw bedrijf

• Geen extra tool in je tech stack wanneer je de HubSpot Sales Professional Hub hebt

 

Nadelen:

• Alleen (goed) te gebruiken voor offertes vanuit deals. Niet toepasbaar op overeenkomsten of andere documenten.

• Weinig flexibiliteit voor de gebruiker door de ‘vaste’ templates

• Als je bepaalde componenten wilt aanpassen of aanmaken heb je development nodig, omdat de quote in essentie een webpagina is. Die moet ook gebouwd worden. 

 

En? Denk je dat HubSpot Quotes bij jouw organisatie past? Wij denken dat de HubSpot Quotes ideaal is voor een organisatie waar alleen offertes digitaal getekend worden.

Wil je meerdere type documenten digitaal laten ondertekenen? En vind je het niet erg om nog een extra tool te gebruiken naast HubSpot? Dan hebben we twee andere opties voor je.

---

PandaDoc

PandaDoc is een tool waarmee je eenvoudig verschillende type documenten aan de hand van templates creëert. Deze templates kun je in de inhouse editor stylen en opmaken. Je kunt zelf video’s toevoegen aan je document, dat kan natuurlijk niet in een papieren offerte of PDF!

Hoe werkt het?
De editor is een groot voordeel t.o.v. de HubSpot Quotes. Je hebt veel meer controle over het uiterlijk van de documenten en de eindgebruikers van de tool kunnen hier makkelijk mee overweg, omdat het lijkt op vergelijkbare editors zoals in Word. Ga zonder (dure en tijdrovende) developers aan de slag met het versturen van documenten met e-signatures. Deze editor werkt het best wanneer je kleine aanpassingen voor elk type document moet doen. 

De voor- en nadelen
Binnen de templates (of sjablonen) in PandaDoc kun je data variabelen aanmaken. Datavariabelen zijn placeholders die je wilt laten aanvullen met gegevens uit bijvoorbeeld HubSpot. HubSpot en PandaDoc hebben een super fijne integratie waarmee je regelrecht uit een deal, company of contact een document kunt opstellen. Het document dat je vervolgens aanmaakt in PandaDoc staat dan ook gelijk gekoppeld aan het gekozen object in HubSpot. Hierdoor vind je gemakkelijk vanuit HubSpot je verstuurde documenten terug.

Datavariabelen zoals de voornaam, bedrijfsnaam of de gekochte producten of services plaats je met deze integratie geautomatiseerd in je document. Op deze manier ben je minder tijd kwijt aan het opmaken en krijg je gemakkelijk gepersonaliseerde data in je document. Vooral de ‘Pricing table’ werkt erg goed. Met deze feature vul je makkelijk prijstabellen met de aangeboden producten of services in je offerte. Deze worden gevuld door de Line items in HubSpot wanneer je een deal als bron gebruikt voor je document. Daarnaast werkt de integratie net zo fijn als de HubSpot Quotes, dus je verliest eigenlijk geen werkgemak met deze integratie. 

Bespaart deze integratie nog niet genoeg tijd? Automatiseer dan nog verder met Zapier. Zapier faciliteert automatisering binnen verschillende systemen. Zo stel je bijvoorbeeld in dat bij een gewonnen deal geautomatiseerd een document met de juiste informatie in PandaDoc wordt aangemaakt. Gaaf he!

Als je met PandaDoc een document deelt met een ontvanger, heb je de mogelijkheid om het document te mailen door PandaDoc zelf of dat je een link genereert die verwijst naar het document. Daarnaast deel je het document eenvoudig met mensen die het document mogen inzien, maar die niet hoeven te tekenen. Deze rol heet ‘cc’ net als je gewend bent bij het versturen van je e-mails. Zo stel je in dat alleen de gemachtigde tekenaar het document kan signeren om fraude te voorkomen. Net als bij de Quotes kun je nog steeds ook het document downloaden als een PDF. Dus een ‘ouderwetse’ manier van tekenen blijft nog steeds mogelijk!

Een nadeel is dat je voor een PandaDoc account betaalt per gebruiker. De kosten kunnen dus flink oplopen wanneer je met meerdere collega’s binnen het account wilt werken. Los dit op door gebruik te maken van één algemeen account. Je moet dan bij elk document wel even jezelf als ontvanger intikken, maar die moeite werkt zeker op tegen de kosten.

Ben je benieuwd hoe z’n PandaDoc offerte eruit ziet? Kijk dan eens op onze dienstenpagina en ontdek of wij jou ergens mee kunnen helpen. Na een kop koffie sturen we je dan een prachtige in PandaDoc gemaakte offerte. 😉

In het kort over PandaDoc:

Voordelen:

• Gemakkelijk kleine wijzigingen doorvoeren in je documenten

• Verschillende templates aanmaken voor verschillende type documenten

• Rollen toewijzen aan ontvangers om tekenfraude te voorkomen
• Fijne integratie met HubSpot en Zapier

Nadelen:

• Inloggen vanuit meerdere (betaalde) gebruikers of vanuit één generiek account

• Editor werkt goed, maar is niet zo uitgebreid als bijvoorbeeld Microsoft Word
  
  

Zoals je misschien wel door hebt gehad, wij zijn erg fan van de mogelijkheden van Pandadoc. Maak makkelijk en geautomatiseerd mooie documenten waar je eventueel nog kleine dingen in aanpast. De styling mogelijkheden zijn niet zo sterk als in Word waardoor je iets beperkter bent in de opmaak, maar dat mag de Pandadoc-pret niet drukken!

---

 

DocuSign

Last but not least: DocuSign! DocuSign is een gave tool waarmee je heel gemakkelijk e-signature functies toevoegt aan je, al bestaande, Word document templates. Op deze manier ben je bij de start weinig tijd kwijt aan het implementeren van de tool en kan je meteen diezelfde dag aan de slag met de e-signature functie. 

Hoe werkt het?
DocuSign werkt net even anders dan de HubSpot Quotes en PandaDoc als het gaat om het creëren van documenten. In HubSpot en PandaDoc heb je binnen de tools editors waarmee je documenten opstelt. Met DocuSign verwerk je aanpassingen in een bestaand document zoals een PDF, docx of ander bestand. Je bouwt dus in DocuSign verder op een bestaand document dat je ergens anders hebt opgemaakt. Dit doet DocuSign door, nadat je een bestand hebt geüpload, een ‘foto’ te maken van je bestand door het te converteren naar een PDF, waar je vervolgens de features van DocuSign overheen kunt leggen als een soort extra laag. 

De voor- en nadelen
Je gebruikt je eigen document en geniet je dus van de verschillende opmaakmogelijkheden binnen bijvoorbeeld een Google Docs of een Microsoft Word. Daar voeg je de e-signature mogelijkheden van DocuSign aan toe. Erg handig wanneer je veel persoonlijke teksten per klant / partner moet bewerken! 

Verder zijn er echt hele handige integraties beschikbaar voor DocuSign. Zo integreer je DocuSign met Microsoft Word. Met deze simpele integratie voeg je vanuit Word met één klik op de knop een DocuSign e-signature toe. Deze optie is ook beschikbaar voor verschillende producten uit de Google Suite. Maak snel een document aan vanuit Google Docs of verstuur gemakkelijk een DocuSign document vanuit Gmail. 

DocuSign is dus een soort van integratie-koning, maar er is een belangrijke integratie die wat steekjes laat vallen: de integratie met HubSpot. Het is mogelijk om datavariabelen te vullen met HubSpot data zoals de naam of telefoonnummer van de ontvanger. Deze data wordt dan door DocuSign op je template geplakt. Ja, het is echt erop plakken… Je kunt in het eindresultaat (die je wilt verzenden naar je partner of potentiële klant) goed zien dat de variabele teksten niet passen bij de stijl van het document waardoor je document er een stuk minder professioneel uitziet.

Daarnaast kun je maar een beperkt aantal vooraf gedefinieerde velden doorschieten naar DocuSign. De custom velden die je aanmaakt in HubSpot kunnen niet worden mee geschoten waardoor je misschien belangrijke data alsnog handmatig moet invullen, niet echt een geautomatiseerde oplossing dus. 

Voordelen

• Je kunt meteen aan de slag met e-signatures aan de hand van je bestaande templates

• Top integraties met Microsoft Word, Google Docs en andere tools uit de Google Suite

• Je kunt gebruik maken van andere krachtige tools op je documenten op te maken en DocuSign gebruiken als de e-signature kers op de taart.

Nadelen

• Het invoeren van data variabelen vanuit bijvoorbeeld HubSpot is beperkt

• Minder automatiseringsmogelijkheden dan bijvoorbeeld Pandadoc i.c.m. HubSpot

 

En word jij al enthousiast van Docusign? Wij in ieder geval wel! Het is een supergoede tool om te starten met e-signatures als je veel teksten moet bewerken in bewegelijke templates. Daarnaast ben je binnen no-time up and running met digitale handtekeningen via deze tool.

---

Conclusie

Wil je aan de slag met digitale handtekeningen? Kijk dan goed welke tool het beste bij jouw organisatie en de werkprocessen past. Hopelijk hebben de inzichten uit deze blog je geholpen bij het maken van een keuze. Vind je het nog lastig om een keuze te maken? Laat het ons weten, we denken graag met je mee!